Современный мир диктует свои условия работы, и все большее количество компаний перебегает на внедрение электронных трудовых книг. Заместо бумажных документов сотрудники получают доступ к электрической базе данных, где хранятся все нужные данные. Но, с такой передовой системой возникают и вопросы относительно ее работы и безопасности.
В данной нам статье мы попытаемся ответить на более животрепещущие и нередко задаваемые вопросы по поводу электронных трудовых книг. Вы узнаете, каковы достоинства и недочеты, как происходит перевод данных из картонного в электрический формат, и как эта система неопасна.
Если вы используете электронные трудовые книжки в своей работе, или лишь собираетесь перейти на их внедрение, эта статья будет вам полезной и информативной. Вы получите приятное представление о том, какая эта система, и почему она становится все более популярной среди работодателей и служащих.
Что такое электрическая трудовая книга?
Электрическая трудовая книга — это электрический документ, который подменяет бумажную трудовую книгу и содержит информацию о трудовой деятельности работника.
В электрической трудовой книжке содержится информация о трудовом стаже работника, его месте работы, зарплате, отпусках, а также о образовании и квалификации.
Электрическая форма ТК имеет ряд преимуществ перед бумажной: она не подлежит повреждению, утере или порче, а также дозволяет быстро и комфортно хранить и передавать информацию о работнике меж работодателями.
Принципиально знать: электрическая трудовая книга удостоверяет трудовой стаж работника, потому необходимо следить за тем, чтобы все информация в ней была животрепещущей и правильной.
Как получить электронную трудовую книгу?
Электрическая трудовая книга — это документ, удостоверяющий трудовую деятельность работника, хранящийся в электронном виде и доступный к просмотру лишь с разрешения работника.
Для получения электрической трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю. В настоящее время не все работодатели перебежали на электронную форму, потому перед тем, как обращаться к работодателю, необходимо уточнить, имеется ли у компании электрическая версия трудовой книжки.
В случае если работодатель имеет электронную трудовую книгу, работник должен написать заявление о переходе на электронную форму и предоставить надлежащие документы: паспорт, трудовую книгу и СНИЛС. Работодатель в свою очередь должен будет выполнить перевод трудовой книжки в электрический вид и передать ее работнику в электронном формате.
Если работодатель не имеет электрической трудовой книжки, работнику необходимо обратиться к специальному уполномоченному органу, который переведет трудовую книгу в электронную форму и выдаст ее работнику. Для этого потребуется предоставить те же документы, что и при обращении к работодателю.
Могу ли я использовать электронную трудовую книгу заместо бумажной?
Да, в согласовании с Федеральным законом «О трудовых книгах работников» №108-ФЗ от 27 июля 2006 года, работодатель может использовать электронную трудовую книгу заместо бумажной.
В электрической форме должны содержаться все данные, которые указываются в бумажной трудовой книжке. Электрическая форма должна быть официально утверждена работодателем и соответствовать требованиям установленным законодательством РФ.
Но, работник имеет право добиваться ознакомления с бумажной трудовой книгой, а также работодатель должен передавать сведения из электрической трудовой книжки в бумажную по запросу работника или его представителя.
Принципиально отметить, что работодатель не имеет права добиваться от работника заполнения или подписи электрической трудовой книжки. Это должен созодать работодатель без помощи других или средством особых программных товаров.
Какие данные можно отыскать в электрической трудовой книжке?
Электрическая трудовая книга содержит информацию о работнике, его трудовой деятельности и доходах. В ней можно отыскать:
- Персональные данные: ФИО, дату рождения, гражданство, номер ИНН и СНИЛС, контактные данные.
- Информацию о работодателе: наименование организации, юридический адресок, ИНН и ОГРН.
- Сведения о трудовой деятельности: период работы, должность, трудовой контракт, размер зарплаты, отпусков и больничных.
- Пенсионные данные: периоды страхования, накопленный пенсионный капитал и стаж.
Также в электрической трудовой книжке ведется история записей о работе. Она дозволяет выслеживать все конфигурации, которые выполнялись в карьере сотрудника, и включает такую информацию как: периоды работы у разных работодателей, размеры зарплаты, даты выхода на работу и увольнения.
Принципиально отметить, что данные в электрической трудовой книжке хранятся в защищенной форме и доступны лишь работодателю и сотруднику. При необходимости, их можно сегодня выгрузить для проверки факта занятости, при оформлении кредита или в связи с инспекциями со стороны налоговой или соц служб.
Необходимо ли мне хранить бумажную трудовую книгу, если у меня есть электрическая?
Одной из основных преимуществ электрической трудовой книжки является возможность на сто процентов отказаться от бумажной формы. Но, вопрос о обязательности хранения бумажной версии не утрачивает своей актуальности.
В согласовании с трудовым законодательством, работник должен иметь лишь одну трудовую книгу, в которую вносятся периоды работы и другие сведения о его трудовой деятельности. В случае, если работник получил электронную трудовую книгу, он вправе отказаться от бумажной версии.
Но, следует учесть, что в неких случаях работодатель или муниципальные органы могут обратиться за предоставлением бумажной трудовой книжки. Например, при проведении проверок со стороны контролирующих органов, а также при получении определенных видов соц выплат.
Таким образом, иметь бумажную трудовую книгу в наличии может оказаться полезным дополнением к электрической версии в случаях, когда это требуется по закону или при необходимости предоставить бумажную копию собственных трудовых документов.
Достоинства электрической трудовой книжки
Электрическая трудовая книга является более современным и комфортным вариантом на рынке труда. Она имеет несколько преимуществ перед бумажной трудовой книгой.
- Электрическая трудовая книга является экологически незапятанной;
- Сокращение бумажной бюрократии облегчает процесс проверки собственных трудовых отношений;
- Удобность в использовании — все данные хранятся в одном месте, и есть возможность просматривать свои записи в хоть какое комфортное время;
- Электрическая трудовая книга более неопасна, потому что нереально утратить ее, получить фальшивые данные или запамятовать ее в другом месте.
Также, стоит отметить, что электрическая трудовая книга является чуток более размеренной в использовании, и не подвержена наружным действиям. Это означает, что записи не могут быть испорчены и недосягаемы в случае пожара, наводнения или остальных чрезвычайных ситуаций.
В целом, если сравнить два варианта, то можно с уверенностью сказать, что электрическая трудовая книга является универсальным инвентарем для работы и предъявления документов в органах социальной защиты населения, а ее внедрение сокращает время на проверку трудовой и индивидуальной инфы.
Могут ли третьи лица иметь доступ к моей электрической трудовой книжке?
В согласовании с законодательством о защите индивидуальных данных, информация, содержащаяся в электрической трудовой книжке, является секретной и доступна лишь ее обладателю.
Но, есть случаи, когда третьи лица могут иметь доступ к вашей электрической трудовой книжке. Например, если вы ищете работу и предоставляете свою электронную трудовую книгу возможному работодателю. Также, определенные муниципальные организации, например, налоговые службы, имеют право на доступ к инфы в электрической трудовой книжке в рамках собственных возможностей.
Принципиально держать в голове, что вы постоянно можете надзирать доступ к своей электрической трудовой книжке, предоставляя ее лишь тем организациям или лицам, которые имеют легитимный интерес к получению инфы, содержащейся в ней.
Если вы нашли нарушение конфиденциальности своей электрической трудовой книжки, вам следует немедленно обратиться в надлежащие муниципальные органы и правоохранительные органы для защиты собственных прав.